Deze blog is gebaseerd op het verhaal van Your Next Concepts op het kennisdeelevenement op 27 februari 2024.

‍

De Hogeschool van Amsterdam (HvA) heeft de afgelopen jaren veel aangepast aan de onderwijslogistiek. De uitdaging was om met bijna 100 opleidingen naar een nieuwe werkwijze te gaan om zo meer grip te krijgen op de keten. Waar loop je dan tegenaan en wat zijn de geleerde lessen? Je leest het in deze blog.

Achtergrond

De HvA heeft het programma “Goed Georganiseerd Onderwijs” gestart om de tevredenheid van studenten te vergroten, de samenwerking tussen onderwijs en onderwijsondersteuning te verbeteren en om voorbereid te zijn op flexibel onderwijs. Binnen dit programma hebben zij zich gefocust op de inrichting van de processen rondom het voorbereiden van curricula en de inzetplanning.

Om met bijna 100 opleidingen in één systeem te werken, is het eerst belangrijk dat men één taal spreekt.

‍

Project curriculum voorbereiden

Het project Curriculum Voorbereiden is ontstaan uit de wens om van Excel-bestanden (foutgevoelig) naar een centraal ondersteund proces te gaan en hierbij gebruik te maken van ondersteunende tooling. Hierbij is het doel om tot één bron te komen waarmee studenten de juiste informatie krijgen. Als tooling hebben ze voor SQill gekozen.

SQill ondersteunt het proces via workflows waarmee er beter gestuurd kan worden op deadlines. Samen met de HvA heeft Your Next Concepts SQill geïmplementeerd. De volgende drie stappen waren cruciaal voor het laten slagen van de implementatie:

1. Gemeenschappelijke taal en model

Om met bijna 100 opleidingen in één systeem te werken, is het eerst belangrijk dat men één taal spreekt. Hiervoor is er binnen de HvA gewerkt aan een gemeenschappelijk informatiemodel. Een gemeenschappelijk onderwijsmodel bestaat uit:

• Een lijst met velden en de bijbehorende beschrijving;
• Per veld staat genoteerd waar deze gebruikt wordt in het onderwijsproces en in welke applicatie;
• (Indien mogelijk) een vaste lijst met waardes waaruit gebruikers kunnen kiezen.

Dit bestand beschrijft het gehele informatiemodel van de HvA als het gaat om de onderwijslogistiek.

2. Een gemeenschappelijk proces

Daarbij heeft de HvA ook het hele proces van A tot Z uitgeschreven. Hierin staat per stap beschreven welke actie door welke rol gedaan moet worden. Hierbij is bewust gekeken naar de rol in het proces (procesrol) en niet naar een functienaam. Deze wisselen namelijk binnen de bijna 100 opleidingen nogal.

Langs deze lijnen is SQill ook ingericht. Waar er bij de ene opleiding één persoon meerdere procesrollen heeft, zijn het bij de andere opleiding steeds andere personen per procesrol.

3. Import en datamigratie

Tot slot heeft er bij de implementatie een datamigratie plaatsgevonden. Hierbij is ervoor gekozen om één format te hanteren voor de upload van alle opleidingen. De beschikbare data uit bronsystemen werd in deze templates gezet en opleidingen hadden vervolgens zelf de keuze om dit wel of niet aan te vullen aan de hand van de Excel-bestanden die zij tot dat moment hanteerden. Dit resulteerde erin dat de ene opleiding de uploadbestanden aanvulde aan de hand van de Excel bestanden en SQill gebruikte ter controle, terwijl een andere opleiding ervoor koos om met het nieuwe proces in SQill de gegevens in te voeren.

Beheren aan de hand van baselines

Na de implementatie zijn alle reguliere opleidingen actief binnen SQill en is er een product team dat zich richt op het beheer en de doorontwikkeling van SQill. Één van de belangrijkste beheervraagstukken is hoe er wordt omgegaan met veranderingen in het informatie- en procesmodel van de HvA. Jaarlijks zijn er namelijk vanuit het onderwijs en de applicaties, wensen voor nieuwe informatie.

Dat de HvA dit geheel zelfstandig kan beheren, is één van de eisen en unieke punten van SQill. Om dit te kunnen doen is er wel een duidelijk proces nodig. De HvA heeft voor het beheren van het informatiemodel een proces ingericht om wijzigingen wel of niet door te voeren in SQill en daarmee in de gehele onderwijslogistieke keten. Dit bestaat uit de volgende stappen:

Met dit proces kan de HvA constant het informatiemodel bijsturen op de ontwikkelingen binnen het onderwijs en de onderwijslogistiek. Zo blijft SQill de waarheid bevatten en voorkomt de HvA dat er naast SQill weer schaduwboekhoudingen ontstaan.

Vervolgstappen

Inmiddels is de HvA met alle opleidingen over en zijn zij aan het kijken wat de vervolgstappen zijn om het proces nog beter te ondersteunen en bereiden zij zich hiermee voor op het onderwijs van de toekomst. Denk bijvoorbeeld aan het inzetten van SQill voor het Leven Lang Ontwikkelen of het inzetten van de nieuwe modules van SQill om het proces van curriculumvoorbereiding verder te ondersteunen.

‍

Wil je meer weten over hoe de HvA SQill heeft ingezet als tooling? Lees dan ook onze vorige blog.