Deze blog maakt onderdeel uit van de verslagen van het kennisdeelevenement van Your Next Concepts. 

Vanuit Your Next Concepts ondersteunen wij al meer dan acht jaar onderwijsinstellingen en opleidingen bij het innoveren door middel van software implementaties. In deze tijd hebben wij projecten gedaan variërend van een proof of concept bij één opleiding tot een instellingsbrede implementatie van onze software. Tijdens deze sessie zijn wij ingegaan op hoe een onderwijsinstelling en leverancier samen onderwijsverandering, ondersteund door IT, mogelijk kunnen maken.

‍

''Informatiemanagement speelt eigenlijk altijd een belangrijke rol waarbij meerdere petten nodig zijn: Het bewaken van proces en inrichting, het ondersteunen van gebruikers én het faciliteren van de innovatie.''

‍

1. Experimenteren om snel te leren

Veel van de vernieuwing in het onderwijs komt voort uit de uitdagingen die docenten, studenten en ondersteuners ervaren binnen het onderwijs. Een goede manier om snel te testen en te valideren hoe een probleem opgelost kan worden, is door te experimenteren. Dit is echter een specialisme wat niet onderschat moet worden. Wij geloven dat het goed kunnen experimenteren erg bijdraagt aan het verander- en aanpassingsvermogen van een onderwijsinstelling.

‍

Om dit te kunnen begeleiden zijn de volgende zaken essentieel:

• Als eerst is het zaak dat problemen herkend worden. Om dit te versnellen is het goed om als ondersteuner ook eens les te geven, een dag in de docentenkamer te werken of samen met studenten (binnen of buiten het onderwijs) een hackathon te organiseren.
• Experimenten hebben duidelijke kaders nodig. Experimenteren lijkt een vrij karakter te hebben. Wij pleiten er juist voor om dit proces heel strak te beschrijven en te leiden: Wat is de maximale tijdsbesteding? Welke overeenkomsten en documenten moeten er zijn? Wanneer is het een succes en wat doen we als het slaagt? Het helpt door hier binnen een team een vaste begeleider voor aan te wijzen. Onze ervaring is dat het helpt als iemand vaker deze trajecten heeft begeleid.
• Tot slot is fijn om goede partners te hebben om mee te innoveren. In deze fase bieden start en scale-ups diverse voordelen; zij zijn gewend om met experimenten te werken, kunnen snel (bij)schakelen en bieden doorgaans een goede prijs-kwaliteitverhouding.

Wanneer het experiment slaagt en er besloten wordt om op te schalen, dan is het tijd voor de implementatie.

‍

2. Ingrediënten om succesvol te implementeren

Implementeren binnen een grote onderwijsinstelling is een uitdaging vanwege de veelzijdigheid en omvang en vereist daarom de juiste ingrediënten om het te laten slagen. Wij hebben er drie hier beschreven:

Project management

Het begeleiden van het project is een samenwerking tussen leverancier en onderwijsinstelling. Hierbij is het als eerste zaak dat beide partijen het eens worden welke processen leidend zijn. Zo kunnen wij als leverancier beter adviseren over de inrichting en ook aangeven als de wensen/vragen afwijken van het afgesproken proces. Daarnaast zien wij dat de waan van de dag nog weleens regeert. Het is daarom belangrijk om steeds ook vooruit te kijken om zo eventuele roadblocks al te kunnen verwijderen. Met name bij software is het zo dat er over een aantal maanden nog een aanpassing mogelijk is, maar dat het vandaag aanpassen niet meer gaat.

Gebruikersadoptie

Het implementeren van software zorgt in eerste instantie bij een organisatie vaak voor weerstand. Een nieuwe manier van werken kost in het begin altijd tijd en voegt toe aan de werkdruk van de organisatie. Naast de trainingen van key users en eindgebruikers is het gewenst om vanuit het project te blijven inspireren en te communiceren. Goede voorbeelden zijn roadshows, coaching sessies die zich niet alleen focussen op het product maar ook op het proces en het organiseren van een succesmoment. 

Advies voor het projectteam

Vanuit Your Next Concepts komen wij dan uit op een projectorganisatie, zoals hieronder is gevisualiseerd. Hierbij is het belangrijk om techniek, vertegenwoordiging van de stuurgroep en de key/end-users aan tafel te hebben. Aangezien communicatie vaak een cruciale factor is in het goed laten landen van een applicatie adviseren wij ook om een communicatie expert vanuit de organisatie te betrekken. Deze kan helpen om de juiste kanalen, momenten en aanspreekvormen te kiezen en zorgen dat dit niet vergeten wordt.

‍

3. Het begint pas na de implementatie

Het echte versnellen vindt pas plaats na de implementatie. Dit is het moment waar nog het meest te winnen is in het onderwijs. In deze fase kent iedereen het product, maar zijn er nog veel verbeteringen mogelijk om de organisatie op de beste manier te organiseren. Om dit te realiseren zijn er de volgende mogelijkheden:

• Starten van een experiment binnen het product om zo te zien welke nieuwe best practises kunnen ontstaan;
• Samen met de leverancier sparren over productinnovaties die het werk nog eenvoudiger maken;
• Een nieuw project starten (optimalisatiefase), waarin andere competenties gevraagd worden, bijvoorbeeld meer richting beheren en verdiepende trainingen.

Tijdens dit proces speelt informatiemanagement eigenlijk altijd een belangrijke rol waarbij meerdere petten nodig zijn: Het bewaken van proces en inrichting, het ondersteunen van gebruikers én het faciliteren van de innovatie. Een rol die nog onderschat wordt.

‍

Samenvattend zien wij dat onderwijsvernieuwing een cyclisch proces is, waarbij strak geleide experimenten de organisatie veel kunnen leren. Tijdens het opschalen is het belangrijk om de organisatie mee te nemen en met een projectteam uit verschillende invalshoeken de problemen op te lossen. De vruchten worden geplukt in de beheerfase, waar nog meer uit te halen valt.

Loop je in jouw onderwijsorganisatie ook tegen uitdagingen aan op implementatie- of procesniveau? Laat het ons weten via de mail. Wij denken graag mee!

‍