Met het steeds flexibeler wordende onderwijs en de groeiende behoefte aan flexibiliteit, zien we een toenemend gebruik van digitale tools zoals Microsoft Forms en complexe Excel-bestanden om aan de diverse eisen en wensen van studenten te voldoen. Tegelijkertijd kiezen sommige opleidingen voor een ticketmodel, waarbij studenten stipt op het startmoment klaar zitten om populaire vakken of lessen te kunnen volgen. Helaas resulteert deze aanpak vaak in dubbele inschrijvingen, wat het proces complex en inefficiënt maakt.

Aan de hand van twee use cases laten wij zien hoe dit anders kan met onze nieuwe functionaliteit business rules en het indelen van studenten.

‍

Usecase 1: Voorkeur opgeven bij projecten 

Steeds meer onderwijs wordt gegeven in projecten, waarbij de student zelf een project kan kiezen. Er is echter vaak maar beperkte plaats per project en de wens is dat zoveel mogelijk studenten hun eerste keuze krijgen.

In Academy Attendance is het mogelijk dat studenten hun voorkeuren doorgeven waarna er een indeling kan worden gemaakt. De opleiding bepaalt uit welke projecten studenten kunnen kiezen en welke studenten hun voorkeur mogen opgeven.

Dit resulteert in onderstaand werkproces:

1. Klaarzetten van de projecten:  De projecten worden klaargezet in Academy Attendance en er wordt ingesteld onder welke voorwaarden studenten hun voorkeuren mogen doorgeven. 

2. Studenten maken keuzes: De studenten hebben verschillende mogelijkheden in hoe ze hun voorkeuren door kunnen geven, bijvoorbeeld middels een eerste, tweede en derde keus. Hierdoor heeft de opleiding genoeg flexibiliteit om de studenten in te delen. Hierna bevestigen de studenten de gemaakte keuzes. Academy Attendance valideert of de student inderdaad op de juiste manier alle voorkeuren heeft doorgeven. 

3. Studenten indelen: Academy Attendance deelt de studenten vervolgens in bij het project. Hierbij wordt de indeling volledig geoptimaliseerd zodat zoveel mogelijk studenten de beste keuze hebben.

De opleiding krijgt een lijst met de meest optimale indeling die Academy Attendance heeft kunnen maken. Vanuit deze lijst kan de opleiding zelf nog wijzigingen aanbrengen indien gewenst.

‍

Usecase 2: Doorgeven voorkeur studiejaar

De tweede usecase gaat nog een stap verder waarbij studenten hun voorkeuren opgeven voor het gehele studiejaar. Hierbij geven studenten de vakken op die ze zouden willen volgen maar ook een aantal reservekeuzes om het indelen mogelijk te maken.

Het algoritme van Academy Attendance maakt gebruik van labels en business rules om te controleren of de combinatie van vakken mogelijk is. Zo wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of de student niet alleen maar vakken heeft gekozen die in de eerste periode of semester plaatsvinden. Zodra de student klaar is met het maken van zijn keuzes en de voorkeuren zijn gevalideerd, wordt de keuze bevestigd en ontvangt de student een bericht ter bevestiging.

Vervolgens bepaalt de opleiding, op basis van de gemaakte keuzes, het aantal beschikbare plaatsen per vak en per periode. Het systeem maakt vervolgens een indeling, niet alleen wat betreft de inhoud van de vakken, maar ook in welke periodes de student welk vak zal volgen. Op deze manier wordt de best mogelijke match gecreëerd voor de student, terwijl de onderwijsorganisatie behapbaar blijft.

Met deze geavanceerde functionaliteit biedt Academy Attendance een gestroomlijnd en efficiënt proces voor het indelen van studenten, waardoor zowel de studenten als de onderwijsinstellingen profiteren van een optimale en goed georganiseerde studie-ervaring

‍

Tips om studenten meer keuzevrijheid te geven

Wil je studenten ook meer keuzevrijheid geven, dan hebben wij nog een aantal tips:

1. Biedt een vak bijvoorbeeld elke semester aan. Hiermee beperk je de complexiteit. 
2. Bedenk vooraf of je het aantal klassen per vak vastzet of dat je op basis van de voorkeur nog wilt schuiven in het aantal klassen per vak.
3. Niet iedere student gaat zijn voorkeur doorgeven dus bedenk goed hoe je hiermee omgaat. Ga je zelf indelen of laat je studenten na de indeling kiezen uit de nog beschikbare plaatsen?

Het tijdsefficiënt kunnen verwerken van voorkeuren bij keuzeonderwijs is noodzakelijk om de transitie naar betaalbaar gepersonaliseerd onderwijs te kunnen maken. Met Academy Attendance begeleiden wij dit proces en geven wij het onderwijs de vrijheid om keuzeopties naar de student te brengen.

‍

Is deze functionaliteit iets voor jouw onderwijsinstelling? 

Vraag vrijblijvend een demo aan door te mailen waarbij we met je in gesprek gaan en een omgeving laten zien die is afgestemd op jullie behoefte. 

‍