Hoe richt je het tentamenproces zo efficient en effectief mogelijk in?

Het onderwijs is aan het veranderen. De trend van flexibel studeren zet door, nieuwe technologieën bieden mogelijkheden en er is steeds meer aandacht voor duurzaamheid. Ook tentaminering gaat mee in deze wijzigingen. In deze blog worden drie veel voorkomende casussen uit de praktijk behandeld waar onderwijsinstellingen rekening mee dienen te houden om efficiënt en effectief te kunnen tentamineren.

Dat onderwijsinstellingen met enorme no-show percentages zitten is niet het probleem van de student.

1. Lege tentamenzalen

Op dit moment schrijven veel studenten zich in voor elke mogelijke tentamenkans. In de praktijk resulteert dit in grote aantallen lege tafeltjes in de tentamenruimte en surveillanten die zichzelf niet nuttig kunnen maken. Vooral bij herkansingen is het aantal no-shows hoog. Op de universiteit van Tilburg hebben ze bijvoorbeeld bij herkansingen een no-show percentage van 63% (Redactie Univers, 2015); bij de Hanzehogeschool in Groningen is dit ongeveer 40% (Wind, 2017).

De reden dat bij herkansingen de percentages zo hoog oplopen, is dat de deadline voor inschrijving van veel herkansingen al plaatsvindt nog voordat studenten hun cijfer van de eerste poging terug hebben. Uit voorzorg schrijven studenten zich standaard in voor de herkansing. Uitschrijven doen maar weinig studenten, want vanuit de student is er geen reden om dit te doen. Dat onderwijsinstellingen met enorme no-show percentages zitten is niet het probleem van de student.

Idealiter creëer je een situatie waarin studenten zich niet meer zonder reden voor elke tentamenmogelijkheid inschrijven én/of stimuleer je dat studenten zich op tijd uitschrijven. Je kunt dit wellicht realiseren door beloningen of sancties in te voeren. Welke oplossing je ook toepast om een stimulans voor studenten te creëren, het is de moeite waard om het in- en uitschrijfbeleid goed onder de loep nemen om het aantal no-shows terug te dringen.

Je wilt altijd weten waar een tentamen zich bevindt, wie het in handen heeft gehad en wanneer.

2. Waar is het tentamen

Wanneer een student ingeschreven staat voor een tentamen en deze komt maken ligt er normaalgesproken keurig een uitgeprint tentamen voor die student klaar in het juiste lokaal, maar er is heel wat vooraf gegaan voor dit tentamen hier lag. Welke toetsvorm je ook gebruikt, er is altijd eenzelfde soort proces in tentaminering terug te zien. Elke stap in dit proces brengt risico’s met zich mee, tentamens kunnen voortijdig uitlekken of gemaakte tentamens kunnen kwijt raken. Wanneer dit soort situaties zich voordoen zorgt dit grote problemen voor je instelling.

Je wilt altijd weten waar een tentamen zich bevindt, wie het in handen heeft gehad en wanneer. Op dit moment hanteren veel onderwijsinstellingen hiervoor papieren aftekenlijsten. Er is een aparte lijst waar de surveillant voor ontvangst tekent, waar studenten tekenen voor aanwezigheid etc. Wanneer je al deze informatie digitaal verzamelt en opslaat, kun je achteraf veel overzichtelijker zien welk proces een tentamen aflegt. Vergelijk het met de track en trace van je online bestelde pakketje. Wanneer je dit toepast voor tentaminering, kan dan ook meteen fraude, extra toetstijd etc. opgenomen worden.

3. Onduidelijkheden uit de weg gaan

Er ontstaan steeds meer vormen van tentaminering en het is goed denkbaar dat studenten per vak verschillende toetsvormen afleggen. Als onderwijsinstelling komt dit ten goede van de kwaliteit van het onderwijs, aangezien er steeds meer competentiegericht getoetst gaat worden. Dit maakt het nog belangrijker dat je communicatie rondom toetsen vlekkeloos verloopt. Het is belangrijk dat studenten en docenten altijd weten waar ze aan toe zijn. De tentamenperiode is een spannende periode voor studenten, duidelijke communicatie kan helpen stress weg te nemen en het slagingspercentage van de afgenomen tentamens te verhogen. Dit is al simpel op te lossen door studenten berichten te sturen over het proces met hierin antwoord op de vragen: is de student ingeschreven? Waar wordt de student verwacht? Wat moet de student meenemen naar het tentamen? Is het tentamen correct ontvangen nadat de student het gemaakt heeft? Wanneer kan de student een cijfer verwachten?

Voor docenten is het ook handig duidelijke communicatie te hebben over tentamens. Zij zijn er tenslotte verantwoordelijk voor dat tentamens becijferd worden en hebben dus baat bij een overzicht welke studenten het tentamen hebben gemaakt, waar ze het kunnen halen en voor wanneer ze de cijfers ingevoerd moeten hebben.

Elke onderwijsinstelling loopt tegen soortgelijke problemen aan en heeft bepaalde ideeën over waar toetsing in de toekomst heen gaat.

28 november evenement toetslogistiek

Het onderwijs wordt alsmaar complexer. Wij hebben ervaren dat het waardevol is ervaringen met elkaar uit te wisselen, omdat je op deze manier heel veel van elkaar kan leren. Zo hoeft niet iedereen het wiel opnieuw uit te vinden. Hierom organiseert Academy Attendance op 28 november een evenement rondom tentaminering. Elke onderwijsinstelling loopt tegen soortgelijke problemen aan en heeft bepaalde ideeën over waar toetsing in de toekomst heen gaat. Wij willen daarom op 28 november verschillende onderwijsinstellingen samen brengen, zodat we samen kunnen sparren en brainstormen over hoe het toetsingsproces zo efficiënt mogelijk kan worden ingericht met oog op de toekomst.

Lijkt het je leuk hierbij aanwezig te zijn? Stuur dan even een mailtje naar info@academy-attendance.nl of meld je aan via onze website.