Bezoekersregistratie

Dit collegejaar dienen hogescholen en universiteiten zich te houden aan de anderhalve meter samenleving. Om aan deze maatregel te voldoen is het noodzaklijk dat de maximumcapaciteit van de locaties niet overschreden wordt. Bezoekersregistratie is een mogelijke oplossing voor deze uitdaging aangezien je hiermee het aantal aanwezigen kan monitoren en handhaven. Binnen een onderwijsgebouw is het registreren van personen nieuw, aangezien het vaak om openbare gebouwen gaat. De Academy Attendance bezoekersregistratie is ontwikkeld voor onderwijslocaties en heeft als doel om onderwijsinstellingen eenvoudig en met zo min mogelijk aanschaf van nieuwe systemen een betaalbare en hoge kwaliteit oplossing aan te bieden. Met deze module verkrijgt de onderwijsinstelling live inzicht in het aantal aanwezigen per onderwijslocatie zodat er nooit teveel personen aanwezig zijn op één locatie.

Hoe werkt het?

Het idee is simpel. Bij binnenkomst checkt elke bezoeker zich in en wanneer de bezoeker het pand verlaat checkt hij/zij zich weer uit. Direct na het inchecken registreert het systeem de persoon en kan de beveiliging/administratie live op het dashboard zien hoeveel personen er aanwezig zijn, wat de bezettingsgraad is en indien gewenst het type persoon.

Proces

Het proces van de bezoekersregistratie is weergegeven in de onderstaande flow:

Registratiemethode die aansluit bij huidige systemen

De registratiemethode die geïmplementeerd wordt dient zo efficiënt mogelijk ingericht te zijn waar mogelijk bestaande systemen van de organisatie worden gekoppeld aan de bezoekersregistratie. Om dit te faciliteren bieden wij verschillende registratiemogelijkheden aan zodat voor elk bestaand systeem de juiste oplossing kan worden gevonden. Wij bieden hierin de volgende mogelijkheden aan:

1. Het inchecken door middel van een pas met RFID
2. Het inchecken door middel van een QR-code
3. Het inchecken van externen door de administratie

1. Pasregistratie

Met deze methode houden bezoekers de onderwijspas voor een scanner bij het in- en uitchecken waarna ze visuele terugkoppeling ontvangen waarin bevestigd wordt dat de registratie is geslaagd. Het voordeel van deze methode is dat bestaande collegekaarten of andere RFID producten gekoppeld kunnen worden aan onze bezoekersregistratie. Bij de UvA en HvA is deze methode momenteel in gebruik.

2. QR-code registratie

Wanneer er gekozen wordt voor het in- en uitchecken aan de hand van een QR-code kunnen bezoekers met hun telefoon de QR-code scannen die geleverd wordt aan de onderwijsinstelling. Voor elke locatie leveren wij een aparte QR-code die op locatie geprint, geplastificeerd en opgehangen kan worden. Deze methode heeft de voorkeur wanneer er geen bestaande kaarten of dergelijke zijn waaraan de bezoekersregistratie gekoppeld kan worden.

3. Het inchecken van externen bij de administratie

De administratie kan eenvoudig externen toevoegen binnen Academy Attendance door de namen van de externen in te voeren in het systeem.

Ons doel is om met zo min mogelijk aanschaf van nieuwe systemen een betaalbare en hoge kwaliteit oplossing te bieden.

Inzicht en analyses

Als onderwijsinstelling wil je graag live in kunnen zien wie er in welke gebouwen aanwezig zijn. In het bezoekersdashboard is in te zien hoeveel personen er in het gebouw aanwezig zijn en wat de bezettingsgraad is. Verder is er een live rooster beschikbaar waarin de bezettingsgraad van alle locaties wordt getoond zodat de administratie overzichtelijk in kan zien of er locaties zijn waar de maximumcapaciteit overschreden dreigt te worden. Om het gedrag van de bezoekers te analyseren zijn er verschillende grafieken en overzichten beschikbaar. Binnen deze grafieken en overzichten is het mogelijk om filters toe te passen zodat alleen de data wordt getoond waar je naar op zoek bent.

Notificaties

Wanneer de maximumcapaciteit overschreden dreigt te worden is het handig om snel te kunnen communiceren met de juiste belanghebbenden. Binnen Academy Attendance is het mogelijk om automatische en/of handmatige notificties te versturen. Een voorbeeld van een automatische notificatie is een waarschuwingbericht naar de beveiliging en administratie wanneer de bezettingsgraad boven de 90% komt.

Pseudonimisering

Om te voldoen aan de privacyregelingen en aan de cultuur van de onderwijsinstellingen is het belangrijk dat de juiste mate van pseudonimisering van de bezoekers wordt toegepast. Met Academy Attendance kan de onderwijsinstelling zelf bepalen welke gegevens geanonimiseerd worden en welke niet. Hierdoor kan binnen elke onderwijsinstelling de juiste balans gevonden worden tussen privacy en werkbare data.

Reserveren en registreren

De afgelopen tijd zien we vaak dat onderwijsinstellingen op zoek zijn naar een systeem waarin personen zich van te voren inschrijven/reserveren voor een studieplek/les/werkpek/etc. en dat zij alleen binnnen dit tijdsot aanwezig mogen zijn op de locatie. Binnen Academy Attendance is dit mogelijk door het integreren van de inschrijfmodule met de bezoekersregistratiemodule. Het proces is hieronder weergegeven: